💡今日のテーマ
問い合わせの多くは、言い回しは違っても“同じ内容”を尋ねています。ここでは履歴からよくある質問を抽出し、【AI】で「要約→候補回答→確認項目」を下書き化する方法を紹介します。ゴールは“すぐ返せる状態”を作ること。長いチャットよりも、最初の返信で「欲しい情報がそろっている」ことが満足につながります。
📊なぜ今これが重要なのか
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一次回答の速さは、信頼感と再購入に直結します。
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質問の要点をそろえると、担当が変わっても回答の差が小さくなります。
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蓄積した下書きは、FAQやヘルプの更新にそのまま使えます。
⚙️実践ポイント
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①テンプレを作る：要約／候補回答／確認項目の3ブロック。要約には「お客様の状況」「意図」「希望時期」を1行ずつ。
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②履歴から集める：過去3か月の問い合わせを並べ、【AI】に“似ている質問”をまとめてもらう。件数上位からテンプレ化するのが近道。
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③表現の整え：候補回答は「選べる選択肢」と「次の案内」を短く。担当は固有条件だけ追記すれば送れる。
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④学びを戻す：完了した対応の“良かった言い回し”をテンプレに追記。少しずつ文章が磨かれ、全員の言葉がそろってくる。
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⑤見直しの節目：毎週の冒頭5分で“迷った回答”だけ共有。テンプレを直すのはその場で完了させる。
🤝次のステップ
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